Postoji razlog zašto je upravljanje vremenom za mnoge ljude postalo nedostižan i nedovoljan pristup produktivnosti. Možda loše vještine upravljanja vremenom smatrate svojim najgorim nedostatkom, nečim što vas sputava kod kuće i na poslu. Ali zašto bi se od ikoga moglo očekivati ​​da može 'upravljati' vremenom? Vrijeme je neodređena, autonomna konstrukcija i stoga u svojoj osnovi ne može se upravljati.

Koliko puta ste sami sebi rekli da ćete učini ovu stvar u 14 sati Počnete to raditi u 2, ali stiže hitnija e-pošta - stvar ! —I na to trebaš odgovoriti. Tada ste očarani svojim poštanska pošta puna ostalih e-adresa ; mogao odgovoriti i onima dok je prozor gore. Jedna e-pošta povezuje na članak koji vas podsjeća na drugi članak koji vam je prijatelj poslao neki dan i koji ste zaboravili pročitati. Počnete čitati i shvatite da je to već 2:28 i dodijelili ste samo jedan sat da učinite to prvo. (Utvrdite tjeskobu i samokorenje.)

Ne možete vratiti sat na 14 sati - ili zaustaviti vrijeme dok nadoknađujete tih izgubljenih 28 minuta rada. Što ti limenka umjesto toga, preoblikujte kako mislite da treba postići produktivnost. Umjesto da pokušavate (i ne uspijevate) ići u korak s vremenom, svladajte svoj pažnja —Sposobnost izbora kada i na čemu ćete se koncentrirati (ili ne koncentrirati).

stvari koje treba raditi kada je vani prevruće

Zašto upravljanje vremenom to više ne smanjuje

'Sve dok svoj put do produktivnosti formuliramo u smislu upravljanja vremenom, uvijek ćemo biti iza osmice', kaže Maura Thomas , stručnjak za produktivnost i autor knjige Upravljanje pažnjom .

Prema Thomasu, dva su glavna razloga zašto upravljanje vremenom, kao koncept, ne odgovara mnogim ljudima. 'Jedan, kad kažemo upravljanje vremenom, daje nam iluziju da zapravo imamo kontrolu nad vremenom, a zapravo ga nemamo - vrijeme maršira bez obzira što radili', objašnjava ona.

Drugo, kad većina ljudi misli upravljati svojim vremenom, prvi im je instinkt dogovoriti se sa sobom (u 9 sati dovršit ću tromjesečnu analizu; u 10:30 počet ću odgovarati na e-mailove). Problem je, kako Thomas naglašava, u tome što je lako - najlakše - prekinuti sastanak sa sobom. Tko će te zaustaviti?

Vrijeme je još uvijek potrebno i važno, ali ne bi trebalo biti ono na što ćete povezati svoj osobni osjećaj produktivnosti. Thomas preporučuje da svoj kalendar upotrebljavate samo za stvari koje imaju 'jak odnos s vremenom'. To su vaši sastanci s drugim ljudima, događaji, rokovi za dospjele projekte.

Ostali zadaci koji tehnički nemaju rok, za koji doista ne odgovarate nekome, imaju slabiji odnos prema vremenu. Za ove biste slučajeve, naravno, mogli planirati raditi na nečemu u 15 sati, ali 'ako također ne kontrolirate svoju pažnju tijekom tog vremenskog bloka, to nije važno', kaže Thomas. 'Kad god završi taj vremenski blok, zadatak se neće izvršiti ako i vi ne usmjerite svoju pažnju.'

'Ako upravljanje vremenom znači zakazivanje sastanaka sa sobom na vašem kalendaru, to nam ne uspijeva i uvijek nismo uspjeli', kaže ona. 'Ali razlog zašto to sada ne uspijevamo je taj što imamo toliko ometanja.'

POVEZANO: Savjeti za rad od kuće Stvarno jednostavno Urednici se zaklinju

Što znači upravljati svojom pažnjom?

Kroz svoja istraživanja, pisanje i iskustvo produktivnosti poučavanja, Thomas je definirala upravljanje pažnjom kao 'zbirku ponašanja koja vam daju priliku prepoznati gdje vam je glava i [sposobnost] prelaska u stanje mozga koje je relevantniji u ovom trenutku. '

Upravljanje pažnjom nije potpuno odvojeno od koncepta upravljanja vremenom ili vremenom, jer su svi međusobno povezani. (Kao što Thomas priznaje, 'na neki način govorimo o semantici, ali riječi koje koristimo su moćne.')

Ali kao koncept, svrha mu je promijeniti vaše razumijevanje i strategiju za kako motivirate se : Umjesto da se usredotočite na pokušaj kontrole vremena, nečega što nitko ne može kontrolirati, možete se usredotočiti na uvježbavanje kontrole svoje pažnje - nešto što je itekako izvedivo (iako uz vježbu i snagu volje). Jednostavno rečeno, Thomas je odlučan podsjetiti ljude da nisu bespomoćni i osnažiti ih da vrate kontrolu nad užurbanim danima.

kako oprati converse all stars

POVEZANO: Zaposlen? Pomodoro tehnika čini čuda za produktivnost - a kuhinjski odbrojavač sve što trebate

Upoznajte se s vlastitim sposobnostima za upravljanje pažnjom

Da bismo upravljanje pažnjom razumjeli kao metodu produktivnosti, prvo moramo shvatiti kako sama pažnja djeluje, i široko i osobno. Vratimo se onim 'stanjima mozga' koje je spomenuo Thomas ili 'četiri kvadranta' pažnje koja zauzimamo i krećemo se u bilo kojem trenutku dana.

Ona kaže, 'ako labavo kategoriziramo različita stanja mozga u kojima bismo mogli biti - naravno da postoji beskonačan broj - ali samo općenito, to su: 1) reaktivni i rastreseni, 2) usredotočeni i pažljivi, 3) sanjarenje ili Lutanje uma i 4) Tijek. '

1. Reaktivan i rastresen

To je prostor u kojem se većina ljudi zadržava tijekom dana, bez obzira jeste li roditelj koji ostaje kod kuće ili korporativni savjetnik. U ovom ste stanju vi možda težak da se usredotočite, ali još uvijek nemate kontrolu nad okolinom i ostajete u nemilosti ometanja: obavijesti e-poštom, Slack pingovi, zvoni telefon, žele pročitati cool članak, netko tko se pojavi kraj vašeg stola i postavi brzo pitanje, osjećajući se gladno za međuobrok ili dijete koje prekida zadatak dok radite kod kuće .

'Prebacujemo se s stvari na stvar ... i mi samo multitasking - ili, točnije, prebacivanje zadataka - kroz naš dan', kaže Thomas. Možete započeti projekt s namjerom da ga dovršite, ali mnoštvo vanjskih i internih distrakcija iskušenja odgađanja držati vas u reaktivnom i rastresenom stanju, što nije iznenađujuće, nije idealan kvadrant za upravljanje pažnjom za postizanje optimalne produktivnosti.

2. Usredotočen i pažljiv

'Ova druga kanta je nekako polarna suprotnost', kaže Thomas. The usredotočeno i pažljivo stanje je onaj u kojem se aktivno koncentrirate. Ulažete napor da usredotočite svu svoju pažnju na jedan zadatak (pisanje i slanje dugog izvješća e-poštom) ili možda posvećujete određeno vrijeme i koncentraciju skupu zadataka (odvajate vrijeme za slanje nekoliko e-poruka koje ste stavljali isključeno).

U svakom slučaju, Thomas kaže, u ovom kvadrantu 'poduzimate korake kako biste osigurali da vas ne uznemiruju, aktivno istiskujete druge misli koje se uvlače i vi dulje vrijeme održavate pažnju na više kognitivnom zahtjevan zadatak. '

Ovo je najočitiji prostor za glavu koji treba iskoristiti kako biste bili svoje najproduktivnije i najučinkovitije ja. Thomas reference Cal Newport , autor i izvanredni profesor informatike na Sveučilištu Georgetown, koji je popularizirao pojam 'duboki rad' opisati vrstu posla koji se događa u ovom stanju.

POVEZANO: 3 jednostavne tehnike pažljivosti koje možete uvući u zauzet radni dan

3. Sanjarenje ili lutanje umom

'Ovdje ne usmjeravamo svoju pozornost bilo gdje posebno, ali aktivno se opiremo ometanju', objašnjava Thomas. »Pustiš svoj um da luta i pravedan biti , a namjerno kažete 'ne' vađenju telefona za slanje SMS-a, uključivanje televizora ili čak stavljanje podcasta. Thomas ih naziva mirnim trenucima ili trenucima 'između', kada čekate autobus, u redu za narudžbu u kafiću ili hodate preko parkirališta po automobil.

Možda se čini bezazlenim, čak pametnim - produktivnim! - ispuniti ove trenutke aktivnostima ili odvlačenjem pažnje (zašto ne bi izbacili neke e-poruke dok se vozite liftom?), A to često može biti. Ali važno je pronaći ravnotežu, jer se tijekom ovih malih džepova uma lutaju sve dobre stvari.

'Ovo je stanje sanjarenja kad imamo uvid, kad dobijemo ideje i kad naša kreativnost zaista izađe na vidjelo', kaže ona. 'Ne možete si narediti da imate uvid, novu ideju ili riješiti problem. To je samo u onim tihim trenucima kada se te stvari mogu dogoditi. Došli smo nekako do spoznaje da ako ne radimo, ne radimo, ne radimo, onda nismo produktivni. Ali stvarno, točno je upravo suprotno. '

4. Protok

I na kraju, slijedi tok, duboko usredotočenog psihološkog stanja u kojem vaš mozak radi drugačije nego u bilo kojem od preostala tri kvadranta. Ovaj psihološki koncept prvi je prepoznao i imenovao mađarski psiholog Mihály Csíkszentmihályi, a uključuje naporno gubljenje sebe u svom zadatku. 'Što znači kad ste u toku, taj dio vašeg mozga koji se prepozna u vremenu i prostoru (gladan sam, hladno mi je, ovo je dosadno, pitam se je li se nekome svidjela moja objava na Instagramu) odlazi , 'Kaže Thomas. 'Potpuno ste uronjeni u zadaću koja vam dolazi na ruku; to je totalna apsorpcija onoga što radite. '

Drugim riječima, a da niste ni svjesni, nalazite se u zoni. Savršeno mentalno mjesto za produktivnost, zar ne? Ali tu je jedna zamka: 'Ne možete se zapovijedati protokom', kaže Thomas, dodajući, međutim, da '[kad] ostanete u fokusiranom i pažljivom prostoru glave dulje vrijeme, možda vam se posreći dovoljno da preleti u tok. '

'To su četiri stanja mozga u koja možemo usredotočiti svoju moždanu aktivnost, a upravljanje pažnjom u konačnici je sposobnost prepoznavanja kojega ste, a zatim svjesno prelazak na ono koje će vam najbolje poslužiti u ovom trenutku', kaže ona.

Kako upravljati svojom pažnjom

Ako je prvi korak prema svladavanju upravljanja pažnjom njegovanje svijesti o tome gdje je vaš um u određenom trenutku, drugi je prepoznavanje stanja mozga koje je idealno za zadaću - i zatim se namjerno prebacujete u to stanje mozga kako biste ga postigli gotovo.

Pošteno je reći da je „usredotočeno i pažljivo“ - a ne ono prevladavajuće „reaktivno i rastreseno“ stanje - idealno mentalno mjesto za nastanjivanje u napornom danu. Ali kako doći do toga ujutro kad ste pospani i magloviti? Ili oko podneva kad je hrpa zadataka na vašem tanjuru službeno preplavljujuća? Ili oko 15 sati. kad ste gladni, umorni ste i vaši kolege (ili obitelj) ometaju vas? Preuzimaš kontrolu.

najbolji način za pranje kupaćih kostima

'Ljudi mi govore da trebaju obaviti svoj posao, ali [ne mogu jer] ljudi ih neprestano ometaju. Ljudi su stalno prekinut će te ', objašnjava Thomas. 'Jedini način na koji možete prestati biti ometani je reći ljudima da vas prestanu ometati na određeno vrijeme.'

Kako Thomas kaže: Pažnja je protuotrov za odvraćanje pozornosti. Umjesto da dopustite da vas distrakcije kontroliraju, prepoznajte vlastitu agenciju nad njima. 'Dvije najvažnije tehnike za [započinjanje] upravljanja vašom pažnjom su upravljanje okolišem i tehnologijom', kaže ona. Evo kako.

Kontrolirajte svoje okruženje

Jedan od načina da to napravite je stvaranje signala koji komuniciraju s drugima kojima pokušavate ostati fokusirani. To bi mogao biti doslovni znak ne ometaj; to bi moglo biti i stavljanje slušalica; ako imate ured ili odvojeni radni prostor, to bi moglo zatvarati vrata; ili može biti sve gore navedeno, ako trebate. 'Kakav god signal bio, budite eksplicitni - nemojte očekivati ​​da će samo zato što imate slušalice u ljudima znati da to znači da ne smeta. Morate im reći ', inzistira Thomas. 'Kada se poveća moj signal za ometanje, to znači da me ne uznemiravam ako to uistinu nije hitan slučaj. To je primjer kontrole vašeg okruženja. '

Nije realno očekivati ​​da će se za cijeli dan pojaviti signal 'ne smetaj mi', ali Thomas preporučuje da se isključite da biste se duboko fokusirali, recimo, 20 minuta svaki sat, ili 90-ak minuta dva puta u dan. 'Učestalost i trajanje ovise o vama, a to ovisi o prirodi vašeg posla ili o tome koliko ste potrebni ljudima oko vas', kaže ona.

Kontrolirajte svoju tehnologiju

Jednom kada ste stvorili okruženje bez ometanja, vrijeme je da uklonite krajnju distrakciju: svoj uređaj. Svaki natpis obavijesti, broj, točka, ping, DM dizajniran je da privuče vašu pažnju. I oni to dobro rade, ali vi imate više kontrole nego što mislite.

'Drugi korak u kontroli vašeg okruženja i pažnje je zatvaranje e-pošte ili prelazak u izvanmrežni način ili način ne ometaj', savjetuje Thomas. Da, čak i ako je sam zadatak na kojem radite e-pošta.

'Ako imam 50 [e-adresa], moram odgovoriti, jedini način na koji ću to učiniti je ako zaustavim nove poruke', kaže ona. 'Inače neću doći do postojećih 50, jer ću odgovoriti na prvu, a zatim će biti nova (i nova i nova).' Usmjerite pozornost samo na nove e-adrese nakon odgovorili ste na postojeće poruke na koje ste namjeravali odgovoriti.

kako spriječiti da kutije za otpatke smrde

Zatim sakrijte telefon - i 'sve ostalo oko vas što zuji, zvoni ili vibrira ili na neki drugi način privlači vašu pažnju', kaže Thomas. Stavite ga na Ne ometaj, tiho i licem prema dolje - ili još bolje, negdje izvan vidokruga. 'Studije pokazuju da nas samo prisutnost našeg telefona ometa, čak i ako je isključen i okrenut licem prema dolje.' (Nemojte paničariti, možete provjeriti svoj telefon i e-poštu, Google chatove, Twitter i sve ostalo kad istekne određeno vrijeme za fokus.)

Ako ste netko tko voli pozadinska buka , budite oprezni što ste odlučili slušati. Možda mislite da je podcast, Ured reprize ili rap glazba pomaže vam da se usredotočite, ali možda radi suprotno.

'Svi su različiti, ali studije pokazuju da je to, općenito, super ometajuće. Ljudima najviše zbunjuje zvuk glasova drugih ljudi ', kaže Thomas. 'Ako stvarno želite buku, neka to bude buka: klasična glazba, zvukovi oceanskih valova, cvrčak cvrčaka ili pucketanje vatre.'

POVEZANO: Bijeli šum, ružičasti ili smeđi šum - koja je boja za vas?

Podijelite zadatke i odredite točke zaustavljanja

Kad odlučite da je vrijeme za izvršenje zadatka i ako ste uklonili potencijalne prekide, radite taj zadatak, 'bilo dok ne završi ili dok ne dođete do točke zaustavljanja koju ste odredili prije nego što ste započeli.' Tu vrijeme i pažnja idu ruku pod ruku.

Ako je to jedan veliki zadatak, rastavite ga na dostižne dijelove, čiji završetak postaju vaše određene točke zaustavljanja. Utvrdite svaki s vašom punom pažnjom dok ne završe. Ili postavite tajmer i odlučite da ćete svu svoju pažnju usmjeriti na dovršavanje onoga što možete u tom vremenskom okviru.

Počnite reformirati stare navike

Ovaj korak odnosi se na prakticiranje gore navedenih navika kako bi fokusiranje vaše pažnje postalo druga priroda.

'Ljudi me puno pitaju, & apos; Jesmo li ovisni o svojim uređajima? & Apos; Nisam psiholog, ali ono što vam mogu reći je da naša tehnologija namjerno stvara navike ', kaže Thomas. 'Sve su aplikacije na našim telefonima ... osmišljene kako bi nam ukrale pažnju.'

Prebacivanje sa zadatka na zadatak ili prepuštanje iskušenju brisanja obavijesti, provjere teksta, uključivanja televizora zbog pozadinske buke - sve je to postalo dijelom našeg svakodnevnog života. U osnovi smo osposobljeni za odvraćanje pažnje na svakom koraku. 'Navikli smo na odvraćanje pažnje', vjeruje Thomas.

Ublažavanjem skretanja pozornosti, 'naviknete se na dulja vremenska razdoblja bez [njih] i počnete izgrađivati ​​svoju sposobnost da duže ostanete koncentrirani', kaže ona. 'Baš kao što vam distrakcija otklanja raspon pozornosti, tako i kontroliranje tih distrakcija povećava vašu pažnju. [Na kraju], umjesto da se prebacite svakih nekoliko minuta, imate više mogućnosti izbora kada se prebacite. '

'Naš neuspjeh u postizanju stvari koje su nam najvažnije - kako ja definiram produktivnost - nije zato što nemamo dovoljno vremena tijekom dana', zaključuje Thomas. 'Ponašamo se kao da smo potpuno bespomoćni prema svim stvarima oko sebe, a zapravo nismo. Za mene je to najvažnija poruka i ona koja me najviše voli ... Stvarno želim da ljudi shvate da vi imate kontrolu nad svojom pažnjom. Pa, možda to ne činiš sada, ali možeš. '

POVEZANO: Želite li prestati odugovlačiti? Evo 7 različitih trikova koje možete isprobati odmah (ne kasnije)