Svi se oslanjamo na e-poštu za trenutnu korespondenciju - i jamstvo da je naš Amazon paket zapravo na putu. No, sigurno je reći da se, bez obzira na sve pohvalne pogodnosti, vaša poštanska pošta može brzo pretvoriti u prokletstvo vašeg postojanja. A pogled na pretrpanu pristiglu poštu trenutačno je stres gotovo svih.

Redovita provjera e-pošte svakodnevni je zadatak koji je nemoguće izbjeći, i bez obzira na to koliko ste marljivi u pritisku na 'odgovori svima', upravljanje montiranim poštanskim sandučićem lakše je reći nego učiniti. A ako ste manje vrijedni - kao što je to slučaj, skloniji ste dopuštanju svojih e-adrese se gomilaju neadresirano —Vjerojatan je nedostatak organizacije ulazne pošte (i tjeskoba zbog duga u e-pošti) koji utječu na vašu produktivnost više nego što mislite. Srećom postoji izlaz iz kaotične rupe za pretinac. U nastojanju da bolje upravljamo svojim neposlušnim poštanskim sandučićima, prisluškivali smo profesionalce za produktivnost kako bismo uštedjeli vrijeme (čitaj: spasonosne) hakove za upravljanje e-poštom koji će nas toliko približiti naizgled neuhvatljivoj Inbox Zero.

POVEZANO : 6 stvari koje su zajedničke svim učinkovitim radnim e-porukama

povezane stvari

1 Provjerite e-poštu samo 15 minuta odjednom

Prema stručnjaku za produktivnost i osnivaču Inkwell Press , Tonya Dalton, možete povećati svoju produktivnost tako što ćete ukratko provjeriti e-poštu, 15-minutni rafali . 'Iznenadit ćete se koliko e-maila možete pročitati i odgovoriti u kratkom vremenskom intervalu kada provjeravate svoju pristiglu poštu u paketima', kaže ona. 'Ključno je postaviti tajmer, tako da znate kada vam istječe 15 minuta i kada je vrijeme da prijeđete na drugi posao.'

što s kobasicama za večeru

dva Zakažite vremenske blokove za e-poštu

Na isti način, steknite naviku zakazivanja određenih vremenskih blokova (od 15-tak minuta) čisto za provjeru e-pošte. Čitanje e-adresa kontinuirano, kad se slažu u vašu pristiglu poštu, na kraju koči produktivnost. Za profesije u kojima je stalna komunikacija presudna, uspostavljanje rasporeda možda neće biti realno. Ali ako dugo i pažljivo pogledate svoj posao, možda ćete ustanoviti da je izvedivo odrediti vrijeme čitanja e-pošte, recimo, svakih 60 ili 90 minuta. Postavljajte upozorenja u kalendar dok ne uđete u rutinu. Ako vas netko stvarno želi kontaktirati, ponovno će vam poslati e-poštu, poslati izravnu poruku , ili nazovite. Ako e-poštu obrađujete na telefonu, označite one koje trebate pratiti kao nepročitane kako ne biste zaboravili odgovoriti kasnije.

POVEZANO: Zaboravite upravljanje vremenom— Pažnja Upravljanje je bolji put do produktivnosti

3 Namjerno upotrijebite mapu Skice

Ne dopustite da vaš e-mail pretvori u popis obveza, nešto kroz što se probijate od vrha do dna ', kaže Charles Duhigg, novinar i najprodavaniji autor Pametnije, brže, bolje . To je najgori mogući popis obveza, jer ga doslovno svi mogu dodati.

Izradite vlastiti popis obaveza e-poštom tako što ćete otvoriti samo one kojima je potrebna vaša pažnja. Potražite važne e-adrese koje zahtijevaju trenutne odgovore (npr. Za prioritetne projekte ili od vašeg šefa). i otvorite samo one poruke - ili pritisnite odgovor. Na računalu neka prozor za odgovore bude otvoren ili ostavite skicu na čekanju u mapi skica. Postoji vaš popis obveza: ovaj niz odgovora. Upotrijebite propisano vrijeme za e-poštu za pisanje promišljenih, uvjerljivih odgovora, umjesto da pokušavate probiti veću količinu manje relevantnih stvari. Na taj način vaš cilj može biti postizanje prazne mape skica, a ne isprazne mape pristigle pošte.

4 Primanje e-pošte u paketima

Ako ne možete ne provjeriti svaki put kad čujete ping, jednostavan način upravljanja stalnom zaporkom e-pošte u vašoj pristigloj pošti (i ograničavanju ometanja) je upotreba alata poput BatchedInbox dodatak za Gmail mogao bi vas spasiti od stalnog ometanja. Grupira vaše e-adrese i šalje vam ih u valovima - ali samo u točno određeno vrijeme.

5 Nemilosrdno otkažite pretplatu

Brisanje nevažnih biltena i obavijesti o prodaji jedno po jedno može stvoriti iluziju produktivnosti, ali provlačenje kroz isti neželjeni mail iz tjedna u tjedan samo povećava neučinkovitost e-pošte. 'Po zakonu, svi bilteni moraju sadržavati vezu za odjavu pretplate', kaže Dalton. 'Odvojite vrijeme da kliknete tu vezu da biste predali zahtjev za odjavu pretplate. To je ulaganje od 10 sekundi koje će se isplatiti u obliku čistijeg pretinca. '

kako izvući krv iz kakija

Dalton također napominje da prijava za aplikaciju ili uslugu za odjavu pretplate putem e-pošte nije potrebna da biste svoju poštansku poštu riješili nereda. 'Mnogi od tih programa na kraju prodaju vašu adresu e-pošte drugim tvrtkama kako bi održali svoj posao', dodaje ona.

POVEZANO: Kako očistiti telefon

6 Uključite značajku pregleda

Upotrijebite značajku za pregled programa e-pošte ako je ima (većina ih ima). To će vam omogućiti da zavirite u prvih nekoliko redaka poruke u zasebnom prozoru, tako da je nećete morati u potpunosti otvoriti da biste je pročitali, a smeće možete odmah izbrisati. (Bonus: Ovo također smanjuje vaše šanse za otvaranje poruke s priloženim virusom.)

7 Dodirnite e-poštu samo jednom (i upotrijebite pet slova D)

Dalton predlaže da poduzmete akciju čim otvorite poruku uzimajući u obzir 5 D-ove: Učinite, delegirajte, izbrišite, odgodite i odredite. 'Brzo napravite e-poštu koja zahtijeva manje od dvije minute radnje i delegirajte one koji zahtijevaju tuđu akciju', kaže ona. Odmah otkažite pretplatu i izbrišite poruke koje ne zahtijevaju radnju i odgodite one obavijesti za koje je potrebno više od dvije minute radnje. I na kraju, pošaljite e-poštu koja sadrži odgovarajuće informacije u zasebnu mapu kako biste ih u budućnosti lakše pronašli.

kako primijeniti jabučni ocat

POVEZANO: 7 zapovijedi etikete e-pošte koje bi se svi trebali pridržavati

8 Mape su vaš prijatelj

Kada svoju pristiglu poštu koristite kao zadanu pohranu, ona brzo postane digitalna ladica za smeće, što pronalaženje onoga što vam treba postaje nezgodno Peggy Duncan , stručnjak za osobnu produktivnost u Atlanti. Možete ručno sortirati poruke u mape, naravno, ali što je još bolje, možete postaviti automatske filtre koji usmjeravaju poruke izravno u željenu mapu. Primjerice, obavijesti s Facebooka mogu ići izravno u mapu Društveni mediji. Sve poruke marketinškog tima podnijet će izravno u vašu datoteku Marketinške inicijative. (Gmail to čini automatski, ali sličan sustav možete postaviti s drugim uslugama e-pošte, poput Microsoft Outlooka.) Jednom kada se sve e-adrese jedne vrste, poput biltena, grupiraju u vlastitu mapu, možete odabrati sve i izbrisati neželjene pomoću jednim klikom. Pronađite postavku automatskog sortiranja e-pošte koja odgovara vama i vašim zadacima, a zatim se pridržavajte te odredbe.

9 Nacrt pripremljenog odgovora

Ako primite više poruka koje sadrže slične zahtjeve, Dalton savjetuje da napišete zadani spremljeni odgovor koji možete malo prilagoditi i prilagoditi sa svakim odgovorom e-poštom. 'Spremite zadani odgovor kao jedan od potpisa e-pošte kako biste lako mogli automatski ispuniti tijelo e-pošte', kaže ona. Genije, zar ne? (Samo nemojte zaboraviti izmijeniti za primatelja i okolnosti.)

POVEZANO: Kako zapravo riješiti stvari dok radite od kuće

10 Stvorite Alias ​​račun za sortiranje pošte

Mnoge platforme e-pošte (uključujući Gmail) omogućuju vam izradu alias računa koji se svi unose u jednu pristiglu poštu. 'Postavio sam svoje alias račune da se ubacuju u jednu mapu', kaže Dalton o taktici koju koristi za organiziranje računa i drugih kritičnih financijskih dokumenata. 'Nijednom od tih e-adresa ne bavim se do petka ujutro, kada posvetim vrijeme da sjednem i sredim sve svoje financije.'

kako se brinuti za hortenzije u vazi

jedanaest Samo. Nemojte. Odgovor.

Eto, rečeno je. Ovaj savjet nadilazi ophođenje s očitom neželjenom poštom - i očito ne odobravamo prikrivanje vašeg šefa. Govorimo o onoj poruci vašeg suradnika dva stola dolje. Duhigg tvrdi da ljudi često postavljaju pitanja kad vjerojatno mogu sami pronaći odgovore. A ako ne odgovorim, oni će ih potražiti. Kako provoditi ovu vrstu razmišljanja, a da se ne osjećate bezobrazno? Brinući se više za sebe i svoje vrijeme nego za vrijeme drugih (ah!). Mantra za vježbanje: Nema razloga da ljudima odgovaram samo zato što mi pošalju e-poštu.

12 Preispitajte san pristigle pošte-nula

Ovo možda nije pravi biser mudrosti za sve - za mnoge ljude postoji nešto što će nas jako zadovoljiti u tome da svaki dan započnete i započnete s čistom ulaznom poštom. Ali, za vas je ovo očekivanje možda nerealno i čak pomalo zagušujuće. Religiozno pražnjenje pristigle pošte moglo bi biti iskreno gubljenje vremena (a možda i u vezi s nečim drugim), kaže Duhigg. Udaranje brisanja, brisanja, brisanja možda zadovoljava ili se čini produktivnim, ali zašto se truditi? Postavlja pitanje: Činite li to zato što se zbog vas osjeća dobro ili zato što je zapravo korisno? A ako nije korisno, možda vam ne treba čista pristigla pošta - a možda biste trebali prestati koristiti to kao barometar uspjeha.

POVEZANO: 8 stručnih savjeta za digitalno razbacivanje kako biste smanjili vrijeme na ekranu