Koristi li vaš ured platformu za razmjenu trenutnih poruka poput Slacka ili Google Hangoutsa? Trenutno ga možete koristiti samo za bočno čavrljanje svog kolege BFF-a ili brzo pinganje šefa kako biste rekli da kasnite. Ali ako ne koristite IM za pojednostavljivanje radne komunikacije i poticanje učinkovite suradnje između vašeg i drugih timova, trebali biste. Evo pravog načina - i pravo vrijeme - za korištenje trenutnih poruka na poslu.
IM ili e-pošta?
Ta e-pošta s jednom rečenicom, odgovor s dvije riječi ili brzi pozdrav dobro funkcionira u sustavu za razmjenu poruka poput Slacka. Također je savršen za tekuće razgovore koji zahtijevaju puno naprijed-natrag - onih koji ne moraju nužno zaslužiti određeno, osobni sastanak ili telefonski poziv , ali ih je bolje prepustiti trenutnim porukama kako biste poštedjeli poštanske sandučiće svih. Iako je e-pošta i dalje neophodna za vanjsku komunikaciju, platforma za razmjenu poruka može ozbiljno smanjiti količinu vaše interne e-pošte.
Organizirajte se.
Stvarna snaga platforme za razmjenu poruka je sposobnost katalogiziranja i organiziranja informacija, kaže Anna Pickard, voditeljica komunikacija s robnom markom u tvrtki Slack. 'Za razliku od e-pošte koja se s vremenom može automatski izbrisati ili onemogućiti kad netko napusti tvrtku, datoteke i podaci podijeljeni u Slacku uvijek su dostupni', kaže ona, 'što novim zaposlenicima daje prednost znanja grupe.' Organizacija je najvažnija. Stvorite kanale prema temi ili projektu i pozovite relevantne ljude na razgovor. Trebate razgovarati jedan na jedan? Upotrijebite funkciju izravne poruke kako bi rasprave na kanalima bile usredotočene na temu.
Budite kratki.
Pickard savjetuje da poruke budu probavljive pomoću metaka, pa čak i emojija. Ako o nečemu treba razgovarati ili objasniti dalje, pokrenite zasebnu nit; u Slacku, samo kliknite oblačić za chat ispod odgovora. Zamišljajte ovu nit poput bočne trake: Hiper specifična je i omogućuje vam detaljnu obradu teme bez zamućenja šireg razgovora.
POVEZANO: 6 stvari koje su zajedničke svim učinkovitim radnim e-porukama
koja je proslava poznata i kao "festival boja?"
- Napisala Caylin Harris
- Napisala Maggie Seaver
