KAKO PISATI UČINKOVITU E-POŠTU NA POSLU STVARNO JEDNOSTAVNO

Ako ste ikad dobili e-poštu od kolege s previše opširnim uputama, zbrkanim zahtjevima ili put uključeno previše nepotrebnih primatelja, znate koliko je važna učinkovita komunikacija e-poštom na poslu. E-poruke poslane bez organizacije ili razmišljanja zapravo mogu ometati tijek rada, općenito živcirati ljude i uzrokovati pogrešne komunikacije koje se mogu izbjeći.

Pa kako stvoriti jasnu, učinkovitu e-poštu koja uspostavlja pravu ravnotežu između detaljne i jezgrovite; onaj koji pogađa sve prave teme za sve prave ljude koji su uključeni? Prvo morate znati kada nešto treba poslati e-poštom - za razliku od izravne poruke, osobni sastanak , ili telefonski poziv . E-adrese su idealne za slanje duljih popisa uputa, prijavu na projekt ili dijeljenje datoteka. Komunikacija putem e-pošte osigurat će i pisani zapis svih važnih razgovora na koje ćete se kasnije morati pozvati. Evo šest stvari koje sve učinkoviti pisci e-pošte rade prije nego što pritisnu 'pošalji'.

1. Uvećajte liniju predmeta

Prvo, prvo ćete htjeti prilagoditi redak teme poruci i / ili svom odgovoru. Pišite li nekome tko vam je poslao e-poštu prošli tjedan? Ne izvlačite staru nepovezanu poruku i pritisnite 'odgovor' - primatelj je zaboravio točno što su vam napisali prije tjedan dana. Pomozite im da se orijentiraju i sastavite odgovor sa svježom temom koja odražava ili novu temu ili vaš odgovor na njihovu poruku (recimo, Osnovne informacije o našem najnovijem klijentu, Jane Doe ili Upute do naše nove kuće u Clevelandu), kaže Peggy Duncan, stručnjak za osobnu produktivnost u Atlanti. Manje je vjerojatno da ćete zbuniti primatelja, a kasnije ćete lakše pronaći svoju poruku.

koliko ti tip tvoj nokat tech

Drugo, budite konkretni. Na primjer, ovdje je loša / nejasna tema: Sastanak osoblja. Eto, evo i jednog boljeg: donesite ovaj prilog u 14 sati. sastanak osoblja. Kad uključite pojedinosti, poput potrebne radnje ili detalja gdje i kada, pomažete primatelju da odmah procijeni važnost vaše poruke, kaže Marsha Egan, autorica knjige Detox ulazne pošte i navika izvrsnosti e-pošte (20 USD; amazon.com ). Također će im pomoći da se sjete izvršiti potreban zadatak.

Niste sigurni koja bi tema trebala biti? Razmislite o ključnim riječima koje biste koristili da kasnije morate pronaći e-poštu, kaže Nick Morgan, autor knjige Možeš li me čuti? Kako se povezati s ljudima u virtualnom svijetu (11 USD; amazon.com ).

2. Dajte detaljne upute

Jasnoća napisanih uputa može učiniti ili slomiti učinkovitost radne e-pošte. Ako dodijelite odgovarajuće zadatke grupi ljudi, raščlanite ih po osobama i upotrijebite nabrajanje kako biste svima znali točno oko čega vam treba pomoć, posebno.

3. Pažljivo odaberite primatelje

Napišite e-poštu prije dodavanja primatelja, kaže Vanessa Van Edwards, autorica knjige Očarajte znanost o uspjehu s ljudima (12 USD; amazon.com ). To ne samo da će spriječiti užasno slučajno slanje, već će vam omogućiti i dodavanje primatelja na temelju sadržaja e-pošte. Želite li izbjeći one duge lance e-pošte za više osoba? Ako vam treba nekoliko ljudi da bi komentirali nešto, kao što je dokument, razmislite o stvaranju datoteke za dijeljenje (poput Google dokumenta), gdje svi mogu predložiti promjene u jednom prostoru bez slanja tisuću e-poruka.

POVEZANO: Sve što biste trebali (i ne biste trebali) uključiti u e-poštu izvan ureda

4. Izrežite odvodni jezik

Slanje e-pošte o snafuu koji treba popraviti? Umjesto da depilirate poetično o tome kakav je potez ili čija je krivnja, usredotočite se na potrebna akcija za rješavanje problema. Na primjer, umjesto da kažemo: 'Klijent ima problem s našom prezentacijom, a to će biti teško popraviti', pokušajte: 'Volio bih vašu pomoć u popravljanju nečega što je klijent pokrenuo na naš poziv.' Ovo će učiniti dajući negativne povratne informacije ili učinkovitije traženje neugodnih zadataka putem e-pošte.

5. Uključite upute za odgovor

Čak i kada vaša e-pošta ne zahtijeva odgovor (sljedeća dva sata bit ću na pregledu kod liječnika ili svoje izvješće možete predati sutra, umjesto danas), mnogi ljudi osjećaju se obveznima da to priznaju u redu ili zahvalom. Olakšajte tim ljudima. Ako ne želite uzvratiti odgovor, na kraju poruke dodajte 'Nije potreban odgovor', kaže Duncan. Uštede vrijeme na oba kraja i sprječava beskorisne e-adrese da ne budu pretrpane kutijama. Također, nemojte se ustručavati napisati hvala unaprijed kada nekome postavite pitanje. Zaustavit ćete se u iskušenju da uputite jednorednu zahvalnicu kad osoba napiše odgovor.

6. Ne postanite previše osobni

E-mailovi su namijenjeni činjenicama, a ne osjećajima, kaže Egan. Zbog nedostatka fleksije glasa i govora tijela u digitalnoj prepisci, određeni osjećaji - kako se osjećate prema suradniku, što mislite o susjedovoj stranci - mogu se lako protumačiti. Ako želite pokrenuti osjetljivo (ili manje pozitivno) pitanje, pozovite ih umjesto toga.