Bez obzira na to je li vaša prepiska osobna ili profesionalna, svi smo krivi što smo s vremena na vrijeme počinili promašaj. (Kad biste barem mogli izbrisati uspomenu na prosljeđivanje te neprikladne e-pošte pogrešnoj osobi!) Sljedeći put kad budete sastavljali poruku za mase, slijedite ove zapovijedi etiketa e-pošte kako biste izbjegli zagušljivu komunikacijsku nesreću.

POVEZANO: Sve što biste trebali (i ne biste trebali) uključiti u e-poštu izvan ureda

povezane stvari

1 Odgovori svima s oprezom

Ne odgovarajte na sve ako svaka pojedinačna osoba s tog popisa za distribuciju ne mora znati što trebate reći, kaže Aimee Symington, izvršna direktorica Finesse Worldwide. Predlaže da pregledate imena s popisa i odgovorite samo onima koji zapravo trebaju vaš odgovor. To može značiti odgovor samo pošiljatelju ili trojici od sedam primatelja. A ako vaš menadžer ili kolega želi kopirati nešto, poštujte njezin zahtjev.

Promišljeni odgovori mogu uštedjeti drugima vrijeme. Bez obzira radi li se o poslovnim ili socijalnim razlozima, ljude će početi živcirati niz beznačajnih e-adresa jer se moraju zaustaviti da bi ih otvorili, kaže Diane Gottsman, osnivačica Texas School of Texas. Stoga dobro razmislite prije nego što odgovorite svim s Ne uspijevam, sljedeći put kad budete pozvani na marendu.

dva Nikada ne ostavljajte prazan redak predmeta

Dobar redak teme pomaže primateljima da daju prednost e-pošti, kaže Lizzie Post, suvoditeljica podcasta Awesome Etiquette. Što god radili, ne ostavljajte to prazno. Kada izrađujete temu, napravite je konkretnom i sažetom te pripazite na pravopis i gramatiku. To je prvo što čovjek primijeti, kaže Post.

POVEZANO: Organizirao svoj radni život u 5 jednostavnih koraka

Budući da redak predmeta treba odražavati sadržaj e-pošte, stručnjaci preporučuju ažuriranje retka predmeta kako razgovor teče. Izbjegavajte retke predmeta koji bi mogli umanjiti hitnost e-pošte (razmislite: brzo pitanje za naslov velikog radnog problema) ili prouzročiti da netko propusti poruku za koju misli da je već pročitala, objašnjava Gottsman. Predlaže pokretanje nove teme ako se e-pošta previše udaljila od izvorne poruke.

3 Odmah reagirajte

Iako se stručnjaci ne slažu oko odgovarajućeg vremena odziva na e-poštu, slažu se da baš svaka e-pošta zaslužuje odgovor. Ako je dovoljan jednostavan odgovor (Shvaćam, hvala ili zvuči kao dobar plan), pokušajte odgovoriti čim pročitate e-poštu.

Ponekad će za e-poštu biti potrebne informacije koje bi mogle potrajati nekoliko dana, ali to ne znači da smijete ljude ostavljati obješene. Obavijestite ih da ste dobili e-poštu i vratit će se kad budete mogli, kaže Symington.

I ne zaboravite koristiti poruku automatskog odgovora ako putujete ili izvan ureda , dodaje ona, pa drugi znaju da ne bi trebali očekivati ​​odgovor.

4 Naprijed s oprezom

Obavezno proslijedite pravim ljudima iz pravih razloga, kaže Post. Prije prosljeđivanja, procijenite osjetljivost sadržaja - koja uključuje privitke te imena i kontakt podatke za sve povezane s porukom. Neki bi ljudi više voljeli da njihovi podaci za kontakt ostanu privatni. Ako nit sadrži previše detaljnih točaka rasprave, pokrenite novu e-poštu.

POVEZANO: Kako riješiti 5 izuzetno neugodnih situacija s kolegama

5 Recite nekome je li hakirana

Svi smo bili tamo. Virus se zahuktao i prije nego što ga shvatimo, djeda šalimo vezama od kojih bi se netko zarumenio. Ako primite ono što je očito virus, obavijestite žrtvu koja možda nije upućena u ono što se događa. Samo recite: 'Htio sam vas obavijestiti da se ovo događa', kaže Symington. To je lijepo učiniti.

6 Poštujte umijeće slanja e-pošte

Stalo vam je do toga da osobno ostavite dobar dojam, pa zašto ne biste svoju e-poštu persona držali istim standardom? E-pošta je odraz vas i trebala bi biti napisana poput slova više od teksta, a imajući na umu kratkoću, kaže Symington. Provjerite pravopis, gramatiku i interpunkciju. Sva velika slova označavaju da vičete, a mala slova impliciraju da ste lijeni. Previše fontova, boja i smajlića može biti iritantno, dodaje ona.

Budite prijateljski raspoloženi bez pokušaja pretjerivanja s humorom. Pogrešite na strani opreza, čak i ako imate smisla za humor, kaže Gottsman. Ton je prečesto zbrkan u e-pošti, a vi ne želite izaći kao neprofesionalni jer netko ne razumije vašu šalu.

7 Zapamtite: Nema e-pošte za večeru

Jedno je ako jedete ležeran obrok sa značajnim drugim (a noć je sutra), ali apsolutno nemojte provjeravati e-poštu na večeri, kaže Post. Što se tiče sastanaka u uredu, to ovisi. Ako kolege donose telefone ili laptope u konferencijske sale kako bi pristupili e-pošti tijekom sastanaka, onda je to u redu. Imajte na umu da će kulture tvrtki imati različite politike u vezi s e-poštom, kaže ona. Znajte prirodu e-pošte na svom poslu kako biste bili prikladni.