Pošaljite povratne informacije brzo, ali ne odmah.
Nemojte čekati godišnju reviziju kako biste prozvali područja poboljšanja. Brzo skrenite pozornost na probleme kako bi vam detalji bili svježi. Dan nakon incidenta je slatko mjesto; imati malo vremena ugušava prevruće emocije i omogućuje vam da se pripremite i budete pažljiviji sa svojim riječima. Trenutno će obje strane imati snažniju, manje korisnu reakciju, kaže Jennifer Porter, upravljačka partnerica Vjenčana grupa , tvrtka za razvoj vodstva i tima. Godišnje ili tromjesečne revizije trebale bi obuhvaćati ciljeve i usredotočiti se na povratne informacije koje gledaju u budućnost - na primjer, ono što netko treba učiniti više ili manje za napredovanje u karijeri (Ako biste trebali postati vještiji u analitici podataka, vidim kako skačete na sljedeća razina).
Sjetite se svoje namjere.
Razmislite zašto uopće želite podijeliti povratne informacije. To radite jer želite pomoći osobi da uspije, kaže Porter. U to se vrijeme može osjećati manje dobronamjerno od toga - možda mislite da samo trebate suzbiti loše navike ili popraviti neuredan posao - ali bilo kakve povratne informacije pomažu vašem timu da uči i raste. Također želite zaraditi njihovo povjerenje. Ako ne dostavite povratne informacije, netko drugi hoće i možda neće obaviti toliko dobar posao kao što biste ga imali, kaže Freyan Billimoria, direktor odjela za ljudska prava u Dijeljenje vještina , internetska zajednica za učenje. Tijekom razgovora izrazite svoju namjeru. Recite, kažem vam ovo jer mi je stalo do vas i želim da budete što učinkovitiji.
Razmislite o sadržaju, a ne o isporuci.
Mnogi se menadžeri brinu kako će ublažiti udarac umjesto onoga što će reći, kaže Porter. To je poput pripreme za govor i usredotočenja na ono što ćete odjenuti, a ne na sadržaj vaše prezentacije, napominje ona. Zapitajte se: Koja je moja glavna poruka? Što se nadam da će ova osoba ukloniti iz razgovora? Što želim da se sljedeće dogodi? Zapišite što ćete reći i vježbajte pod tušem ili na pouzdanom suradniku. Uključite se u ponašanje ili radnju, umjesto da raspravljate o osjećajima, i navedite konkretne primjere, kao što sam primijetio da ste šest puta na tom sastanku prekidali ljude (nasuprot tome što ste bezobrazni prema suradnicima).
POVEZANO: Evo tačno kako dobiti fleksibilan raspored na poslu
Počnite s pitanjem.
Rasprava bi trebala biti dijalog, a ne monolog. Recimo, volio bih razgovarati s vama da podijelim neke povratne informacije. Je li to u redu? U ljudskoj je prirodi reći da, ali ako zatražite dopuštenje, možete ojačati odnos, kaže Porter. Još jedna taktika: neka druga osoba vodi razgovor. Recimo, volio bih razgovarati s tobom x . Što mislite da je dobro prošlo? Što mislite da nije? Dajte zaposleniku vremena da odgovori. U mnogim slučajevima već znaju gdje im nedostaje, kaže Fran Hauser, autor knjige Mit o lijepoj djevojci (16 USD; amazon.com ). Kad razgovor uokvirite kao suradnju, a ne kao kritiku, ton vam daje veću podršku.
Upotrijebite manje riječi.
Budite što precizniji. Nejasne ili klišeizirane fraze (morate poraditi na svojoj prisutnosti) ili povratne informacije presvučene šećerom zbunjujuće su za slušatelja, povećavajući vjerojatnost da će u potpunosti propustiti vašu poantu. Ako upotrijebite 100 riječi da biste rekli da je netko propustio rok, pretjerano objašnjavate, kaže Porter. A nakon što se napuniš riječima za punjenje i omekšivačima (znam da si prezaposlen), povratne informacije počinju osjećati osobno i pristranost se može uvući, kaže Billimoria. Umjesto toga, prijeđite na stvar i spomenite ono što ste primijetili. Recimo, primijetio sam da smo propustili rok za posljednja dva izvještaja. Što se dogodilo?
Ne zalijevajte svoju poruku.
Uobičajena navika slaganja negativnih povratnih informacija između dvije kriške pohvale možda je instinktivna, ali to je jedna od najvećih pogrešaka koje menadžeri čine, kaže Billimoria. Skrivanje povratnih informacija u okviru komplimenta za bacanje oduzima snagu vašim riječima. Ljudi vide da dolazi; tada će odbaciti pozitivno, pričekati negativno i neće vjerovati onome što imate za reći, kaže Porter. Što možete učiniti da budete ljubazni, ali izravni: izrazite povratne informacije pozitivno, kaže Hauser. Recimo, Mnogo toga ide dobro, ali imam konstruktivne povratne informacije o nekim stvarima koje treba poboljšati ili imam savjet koji bi vam mogao pomoći.
Pružite kontekst.
Zašto vam je stalo ako netko isporuči posao kasno? Ili prezentacije ne formatira savršeno? Odgovori vam mogu biti očigledni, ali zaposlenik mora razumjeti zašto stoje iza vaših povratnih informacija. Pokušajte smjestiti određene bilješke u širu sliku - na primjer, kada naš odjel kasni s poslom, to utječe i na druge timove, ili kada vaše financijske usluge izgledaju neusklađeno, to može ljudima dati nedostatak povjerenja u vaše brojeve. Objašnjenje zašto su vaše povratne informacije važne, kaže Hauser, može olakšati isporuku i čuti.
Budite empatični.
Primanje kritičkih komentara je teško. Nije važno koliko ste vješti u pružanju povratnih informacija. Još uvijek boli, kaže Porter. Ne budite pretjerano grubi, slušajte perspektivu druge osobe i budite mirni. Također, izbjegavajte riječ you ako možete. Suptilni odabir riječi može učiniti razgovor više dijalogom, a ne napadom, kaže Hauser. Na primjer, umjesto da kažete: To je ono što mislim da ste mogli učiniti drugačije, recite, To je ono što mislim da je moglo biti i drugačije.
Učini to licem u lice.
Dostavljati teške vijesti putem e-pošte ili telefona primamljivo je, ali osobni sastanak (ili putem Skypea ili FaceTimea) učinkovitiji je, kaže Hauser. Omogućuje vam međusobno čitanje neverbalnih znakova i emocionalnih namjera. Licem u lice jedini je način da osigurate da druga osoba može osjetiti vaše suosjećanje, kaže Hauser. Također, ako ne možete vidjeti svog zaposlenika, bit će teže prepoznati je li uzrujan ili čak obraća pažnju na ono što govorite. Sjednite uspravno i održavajte kontakt očima, koliko god to bilo teško, kaže Hauser.
Imajte plan praćenja.
Završite razgovor raspravom o sljedećim koracima. Pitajte kako vam mogu biti od pomoći i zajedno odlučite kada biste trebali ponovno razgovarati (dani, tjedni ili mjeseci kasnije, ovisno o problemu). Zatim se prijavite nakon dan-dva da vidite kako se osjeća druga osoba. Prirodno je da primatelj povratnih informacija odlazi pomalo ranjen iz razgovora, čak i ako je bio produktivan, kaže Porter. Morate dati ljudima vremena za obradu, kaže Billimoria. Ključ jakih veza je povratno vraćanje. Kada to učinite, steći ćete povjerenje, što će vam olakšati dijeljenje povratnih informacija sljedeći put.
Ne zaboravite i vi dati veliku pohvalu.
Isporučivanje pozitivnih povratnih informacija učinite dijelom svoje rutine - nemojte ih samo ugurati u neugodne razgovore. Poanta nije jednostavno umiriti ljude ili svima dati trofej; pozitivne povratne informacije alat su za profesionalni razvoj. Prije svega, konstruktivan je - korisno je da ljudi znaju što dobro rade kako bi to mogli i dalje raditi. Drugo, pomaže u stvaranju kulture koja je otvorenija i tolerantnija prema povratnim informacijama, kaže Porter. Budite i ovdje konkretni. Recimo, stvarno mi se sviđa način na koji ste se nosili s tim izazovom, ili cijenim to što ste razgovarali s drugim odjelima kako biste ih iskoristili. I recite to često. Za svaku kritiku trebali biste dati barem pet pohvala, kaže Hauser. To ljude dovodi do mjesta gdje žude za povratnom informacijom.
