Korak 1: bacanje potvrđenih potvrda i bankomata

Gotovo svi vaši financijski papiri mogu se podijeliti u tri kategorije: evidencije koje trebate čuvati samo za kalendarsku godinu ili manje, papire koje trebate čuvati sedam godina (tipični period tijekom kojeg se može izvršiti revizija vaše porezne prijave), i papiri kojih biste se trebali držati unedogled.

Na primjer, trebate li zaista spremiti sve one potvrde o podizanju bankomata? Ne. Nakon što provjerite podatke onakve kakvi se pojavljuju na vašem mrežnom računu ili na mjesečnom izvodu, možete baciti bankovni listić. Isto vrijedi i za položnice i potvrde o kreditnim karticama. Ne čuvajte potvrde o prodaji za manje kupnje nakon što ste zadovoljavajuće upotrijebili predmet nekoliko puta ili je jamstvo isteklo. Čuvajte račune za veće kupnje (bilo koji predmet čiji trošak zamjene premašuje odbitne stavke na osiguranju vaših vlasnika kuća ili iznajmljivača).

Ubrzo nakon završetka kalendarske godine, vjerojatno ćete moći baciti (ili sigurnije, usitniti) gomilu dodatnog papira, uključujući klate, mjesečne izvode s kreditnih kartica i hipoteke, račune za komunalne usluge (ako nisu potreban za poslovne odbitke), te mjesečna ili tromjesečna izvješća brokerskih i uzajamnih fondova za prethodnu godinu.

'Obično su cijele godišnje aktivnosti detaljno navedene u vašoj završnoj izjavi na kraju godine, čineći svaku drugu izjavu suvišnom', kaže Ed Slott, CPA iz Rockville Centra u New Yorku. Na primjer, vaša konačna isplata i obrazac W-2 dokumentiraju svu vašu zaradu u godini ako radite za nekoga drugoga; ako ste samozaposleni, vaših 1099 obrazaca čini isto za vas. Slično tome, većina investicijskih društava i neki izdavači kreditnih kartica u siječnju šalju opsežne izvještaje. 'Čuvajte mjesečna ažuriranja dok ih ne uskladite sa sažetcima na kraju godine', kaže Slott.

Korak 2: Pričekajte završne izjave do sedam godina

Međutim, trebat ćete te konačne izvode s kreditnih kartica, zajedno sa svojim W-2 i 1099-ima, držati najmanje tri godine, a po mogućnosti i sedam. Uprava za unutarnje prihode ima do tri godine od datuma podnošenja porezne prijave da bi je ispitala na pogreške i čak šest godina da provede reviziju ako postoji razlog za sumnju da ste podcijenili svoj bruto prihod za 25 posto ili više. (Ne postoji zastara za svakoga tko je namjerno počinio prijevaru.) U stvari, morat ćete čuvati sve papire koji podržavaju vaš povratak dok se taj prozor revizije ne zatvori. Među dodatnim dokumentima koje biste trebali zadržati: otkazani čekovi i računi za sve odbitne poslovne troškove (poput onih za zabavu, opremu za kućne urede i profesionalne članarine), doprinosi za umirovljenički račun, dobrotvorne donacije, računi za skrb o djeci, izvan -džepni medicinski troškovi, alimentacija i uplate kamata i poreza na imovinu.

Ako niste svjesno predali lažnu prijavu, ove popratne dokumente možete baciti nakon tri do sedam godina, ovisno o tome koliko je izravna vaša porezna situacija.

Ali nemojte izbacivati ​​stvarne porezne prijave ili sažetke na kraju godine svojih investicijskih računa, čak i nakon što su šanse za reviziju gotovo nestale. Ti dokumenti ne zauzimaju puno prostora i mogu vrlo dobro doći za buduće financijsko planiranje.

U svrhu osiguranja, također ćete željeti zadržati račune za veće kupnje i račune koji pokazuju koliko ste neograničeno platili popravke kuće kako biste zadovoljili potencijalne kupce i smanjili moguće poreze na kapitalnu dobit prilikom prodaje kuće. Od presudne je važnosti čuvati potvrde na kojima se vide oznake korisnika i nabavna cijena dionica, uzajamnih fondova i svih ostalih ulaganja koja imate; držite se ovih zapisa neograničeno, jer ćete jednog dana, kaže Slott, 'vi ili vaši nasljednici morati znati točno koliko ste platili kako biste utvrdili dobit od svoje investicije u porezne svrhe.'

Korak 3: Dajte svojim radovima dom

Ako imate rezervnu sobu ili kutak koje možete odrediti kao mjesto gdje ćete se baviti papirologijom, sjajno; ako ne, poslužit će ladica, ormar ili ormar u koji možete spremiti račune i tekuće zapise, smještene blizu stola na koji možete pisati čekove. Što se tiče zaliha, pronaći ćete mape ili omotnice manila koje će vam dobro doći za podnošenje papira, kao i kartoteka ili kartonska kutija za čuvanje zapisa.

Svoje oporuke, rodne i vjenčane knjige, police osiguranja, imovinske dokumente i druge trajne evidencije čuvajte na sigurnom, ali dostupnom mjestu u blizini ostalih financijskih dokumenata, tako da ćete vi i vaši nasljednici uvijek moći brzo doći do njih, ako to budu trebali. .

Korak 4: Budite sustavni

Imajte plan za obradu cijelog papira. Odaberite mjesto na koje ćete staviti račune, recimo, omotnicu manile, ladicu ili plastičnu kutiju ili sortirku i bacite u svaku omotnicu kad stigne poštom. Tada, kad sjednete platiti račune, na jednom ćete mjestu imati sve potrebne papire.

Sada je ovdje ključ: Nakon što platite račun ili provjerite izvod, odmah ga podnesite. 'Vaš bi cilj trebao biti dodirnuti komad papira što je moguće manje, umjesto da ga premještate s hrpe na hrpu', kaže Paula Boyer Kennedy, financijska planerica u uredu Ernst & Young u Minneapolisu. 'Ako račun vratite u ladicu nakon što ga platite, pronaći će prijatelje i oni će se pariti i roditi potomstvo. Uskoro ćete imati pravo leglo. '

Opet, vrlo elementarni sustav arhiviranja je sve što vam treba. Najjednostavnija metoda je baciti sve što je povezano s porezom u jednu posudu čim završite s njom will ladica, ormarić za datoteke, papirnata harmonika ili čak kutija za cipele. Na taj ćete način, kad budete spremni popuniti poreznu prijavu, na dohvat ruke imati sve potrebne papire. Kao alternativu, možete na početku postaviti malo organiziraniji sustav s odvojenim mapama datoteka za glavne kategorije vašeg života. Na primjer, svoje mape možete označiti prema vrsti računa (izvodi s kreditne kartice, izvodi za posredovanje, računi za komunalne usluge itd.) Ili prema poreznoj kategoriji (odbitni poslovni troškovi, dobrotvorni prilozi itd.) Ili prema financijskom cilju ( stanovanje, mirovina, fakultet, itd.). U početku to može potrajati više vremena, ali dugoročno će uštedjeti vrijeme.

Korak 5: Rješavanje zaostalih predmeta

Jednom kada uspostavite sustav, još uvijek morate riješiti sve hrpe koje ste već nakupili. Umjesto pokretanja masovne reorganizacije, započnite sortiranjem po malim gomilama. Možete dodijeliti pola sata dnevno za prebiranje starih novina, možda dok gledate vijesti ili slušate glazbu.

Zapanjit ćete se razlikom koju čini mala organizacija. 'Ljudi ne shvaćaju koliko plaćaju zbog toga što su im financijski papiri u neredu - kasni naplata kreditne kartice ovdje, tamo se gubi odbitak poreza', kaže Stephanie Denton, profesionalna organizatorica u Cincinnatiju. Još veće, međutim, mogu biti dugoročne mentalne i financijske koristi. Jednom kad se organizirate, 'svoju mentalnu energiju možete usmjeriti na stvarno važne stvari, poput investicija i financijskih ciljeva', kaže Terry Savage, autor knjige Divlja istina o novcu ( amazon.com ). 'Dovođenje financijskih dokumenata u red donosi velike dividende u miru.'