Odredite što ćete delegirati

Nula u zadacima koji pomažu u vašoj karijeri. Prvo, odvojite 15 minuta da napišete iscrpan popis obveza. To vam omogućuje da razbistrite misli i preusmjerite fokus na akciju, kaže Tiffany Dufu, autorica Ispustite loptu: postizanjem više radeći manje . Procijenite svaki zadatak u odnosu na širu sliku: Što će doista potaknuti uspjeh projekta ili vam pomoći u osiguranju promocije? Prebacite svoj pogled s 'Što se danas treba dogoditi?' Na 'Što pokušavam postići?', Savjetuje Dufu.

Zakažite vrijeme. U danu postoje samo 24 sata - i morate spavati. Vidjevši vaš cjelovit popis obveza navest ćete vas na razmišljanje: Kada ću zapravo sve ovo napraviti? kaže Mary Jane Nirdlinger, pomoćnica gradskog upravitelja Chapel Hilla u Sjevernoj Karolini. Odgovorite na to pitanje pomoću kalendara za planiranje i planiranje zadataka - uzimajući u obzir vrijeme za pripremu mozga, jelo i provjeru e-pošte - baš kao i na sastanku, kaže ona. Podložite i one vremenske blokove. Skloni smo podcjenjivati ​​koliko vremena treba da se stvari završe, kaže Dufu. Brzo ćete shvatiti da možete stati samo toliko. A ako je nešto ipak prioritet, morat ćete pronaći nekoga drugog da to učini, kaže Nirdlinger.

Dajte prioritet zadacima koje samo vi možete raditi. To nisu stvari koje nužno možete učiniti bolje; to su stvari s kojima samo vi imate vještine, mrežu ili političku pamet, kaže Dufu. Možda ste vi jedina koja može održati govor, ali možete zatražiti pomoć u pripremi prezentacijskih slajdova, kaže ona. Zadržite ono što zahtijeva vaše jasno gledište. Nikada ne bih delegirala ništa što zahtijeva istinsku autentičnost, poput mog glasa u pisanju ili nadzora nad mojim jelovnikom, kaže Vivian Howard, kuharica u Kinstonu u Sjevernoj Karolini i autorica kuharice Korijeni dubokog trčanja . Izbjegavajte delegirati zadatke u kojima zaista uživate, koliko god bili trivijalni. Oni pridonose vašoj ukupnoj sreći na poslu, kaže Nirdlinger. Možda volite rezervirati vlastite letove na poslovnom putovanju (i super ste izbirljivi u pogledu zadržavanja).

Dodijeliti učinkovito

Otkrijte svačiju velesilu. Odvojite vrijeme da bolje upoznate svoje suigrače i njihove jedinstvene vještine. Svaka medicinska sestra ima svoju izvrsnu osobinu, bilo da je to demistificirajući medicinski žargon za pacijente ili je najbolje vađenje krvi, kaže bivša psihijatrijska sestra Elizabeth Scala, autorica knjige Zaustavite izgaranje medicinske sestre . Nakon što pronađete svog PowerPoint gurua ili profesionalca za hladne pozive, lakše je povjeriti osobi taj zadatak s potpisom.

Odredite mogućnosti rasta. Pružite svima priliku da zasjaju. Delegiranje se ne odnosi samo na vas. Riječ je o osnaživanju ljudi da rastu i iskušavaju nešto novo, kaže Nirdlinger. Ako ne možete prestati biti zauzeti dovoljno dugo da delegirate, zadržavate svoj tim. Zapitajte se: Tko bi stvarno mogao imati koristi od ovog iskustva ili ovog izazova? kaže Laura Vanderkam, autorica knjige Znam kako to radi . Ako postoji netko tko bi naučio iz izlaganja novom odjelu, pošaljite je na sastanak umjesto vas.

Pitajte za volontere. Ponekad smo toliko zaglibili u svojoj zauzetosti da se ne odmaknemo i vidimo tko je tu da pomogne, kaže Nirdlinger. Ona preporučuje vašem timu da se osjećam prezadovoljno. Primjećujete li nešto što radim, a za što mislite da biste mogli pomoći? Ljudi vole biti korisni, kaže Nirdlinger: Zbog njih se osjećaju cijenjenima. Kao volonterski koordinator za Habitat for Humanity u Knoxvilleu u državi Tennessee, Trinity Edgar traži povratne informacije i pita volontere koji bi zadatak trebali preuzeti. Želimo biti sigurni da im je ugodno dok ih tjeramo da prošire razinu udobnosti, kaže ona.

Delegirajte u svim smjerovima, uključujući gore. Ponekad je vršnjak najbolja osoba za taj posao; ponekad zadatak koji bi vam oduzeo sate upravitelj može obaviti jednim pozivom. Obavijestite osobu da će njena stručnost ili angažman dovesti do pobjede tvrtke. Vodite računa o svom jeziku, kaže Lindsey Pollak, autorica knjige Postati šef . Umjesto delegiranja upotrijebite riječ podrška, pomoć ili smjernica. Dufu predlaže svom vršnjaku rekavši da bih zaista mogao iskoristiti vašu podršku da riješim ovaj problem. Možete li prisustvovati ova tri sastanka kod mene i pružiti vaš istančan uvid? Recite menadžeru: Vaše preuzimanje ove dvije stvari uklonit će neke ogromne prepreke za projekt. Ne pomičete zadaće s tanjura; vi izražavate što treba učiniti da biste ovaj zadatak ispunili s igrališta.

Komunicirajte zadatak

Iznesite jasna očekivanja. Jasnost je presudna kada prenesete bilo koji zadatak. Objasnite što vam točno treba i dogovorite se oko rezultata, kaže Stacy Brown-Philpot, izvršna direktorica tvrtke TaskRabbit. Budite precizni (znači li ASAP do sutra ili do 17 sati danas?) I ne pretpostavljajte da će netko taj zadatak obaviti onako kako biste to vi prirodno učinili. Razne generacije koriste se različitim alatima, kaže Pollak. Ako želite da netko rukom napiše zahvalnicu, a ne da pošalje e-poštu, recite upravo to.

Pokaži, ne govori. Pokažite kako izgleda uspjeh. Slušati prodajni poziv i čuti točno ono što kažete i kako reagirate obično je bolji trening od bilo koje skripte, kaže Pollak. Ili dajte svom suradniku pet primjera kako izgleda izvrsnost i primjere onoga što ne treba raditi. Nakon što vas je ova osoba neko vrijeme zasjenila, kaže Scala, budite nadolazeći i pitajte: Osjećate li se ugodno da to sami učinite?

Oglasite naopako svaki zadatak. Budimo iskreni: Malo ljudi je oduševljeno idejom da rezerviraju konferencijsku sobu ili organiziraju opskrbnu sobu. Čak i ako vaš zahtjev nije seksi, izrazite ga s oduševljenjem. Ljudi su gladni učenja i željni su pomoći kad se pitanje postavi kao prilika, kaže Dufu. Na primjer, ako trebate nekoga da bilježi na izvršnom sastanku, recite: Ovaj sastanak šansa je za vas da otvorite prozor politike ove tvrtke. Volio bih da prisustvujete i vodite bilješke. Howard dodaje podsjetnik: Biti delegat nije biti diktator. Budi fin prema tome.

Procijenite djeluje li

Odlučite kako ćete se prijaviti. Nakon što prenesete vlasništvo, odredite kako ćete dobivati ​​ažuriranja. Postavite nešto što će funkcionirati s obje vaše osobnosti, kaže Nirdlinger. Stvorite vremensku liniju i budite precizni o onome što očekujete na svakoj kontrolnoj točki, kaže Brown-Philpot.

Rješavajte probleme zajedno. Ako delegiranje ne ide dobro, budite sigurni što ne ide. Postavite niz iskrenih pitanja: Jeste li imali sve potrebne informacije? Trebate li trening? Je li to nešto što osjećate ugodno? Sudjelujte u rješenju za pretvaranje razgovora iz obrambenog u taktički, kaže Nirdlinger.

Zarolajte s njom. Svako malo, jednostavno morate napraviti kompromis. Ponekad ne mogu artikulirati svoju viziju na način koji je razumljiv, kaže Howard. Morate biti otvoreni za način rada drugih ljudi i usput doraditi. Čak i ako zadatak nije izvršen savršeno, ako vam je dao vremena da se usredotočite na drugi važan projekt ili odete dovoljno rano da biste pogodili teretanu ili ugurali djecu, to je definitivna pobjeda.