Stavite papir na svoje mjesto

Opće pravilo za papire je odbaciti sve. Moji klijenti uvijek izgledaju zaprepašteno kada ovo kažem. Naravno, ne mislim da bismo trebali u potpunosti eliminirati papire. Samo pokušavam dočarati koliko nam je odlučnosti potrebno kako bismo odabrali samo one koji su apsolutno neophodni, a ostalo odbacili. Listovi papira izgledaju tako tanki; često se držimo za njih bez stvarnog razmišljanja. Što više papira skupimo, to je više vremena potrebno za pronalaženje pojedinih dokumenata i teže ih je posložiti.

koliko često zamijeniti aparat za gašenje požara

Počnite tako da sakupite sve svoje papire na jednom mjestu i pogledate svaki od njih. Čak i papire koji su u kuvertama treba izvaditi i provjeravati stranicu po stranicu u slučaju da se u njih umiješaju reklamni letci ili drugi neželjeni materijal.

Može biti od pomoći razvrstavanje radova u kategorije dok pregledavate sadržaj. To čini njihovo arhiviranje kad završite bržim i lakšim. Radovi se općenito mogu podijeliti u tri kategorije: na čekanju, spremanje jer morate i spremanje jer želite.

POVEZANO: Kako ukloniti nered papira u samo 5 minuta dnevno

Kategorija na čekanju uključuje papire koji zahtijevaju neku vrstu radnje, kao što su nepodmireni računi. Preporučam da ih sve pohranite u jednu uspravnu kutiju za arhiviranje dok se ne pozabavite njima. Na taj način neće biti zbrkani s radovima u drugim kategorijama.

Dalje, pogledajmo papire koje moramo spremiti. Poredajte ih po kategorijama i spremite u ormarić ili u mape na polici. Ako ne trebate zadržati originale, možete ih skenirati i pohraniti elektronički. U ovom slučaju, umjesto da ih skenirate dok razvrstavate, učinkovitije je staviti ih u hrpu koja će se kasnije skenirati i skenirati sve u jednom potezu.

Posljednja kategorija su papiri koje želite spremiti iz drugih razloga. To može uključivati ​​dokumente koje želite zadržati kao referencu ili one koji vam zapravo izazivaju radost. Ali budući da je odbijanje čest problem kada se ljudi drže stvari samo zato, imajte na umu da je osnovno pravilo za papire da ih sve odbacite.

Na svojim satovima pospremanja, kada klijent ima problema s odlučivanjem koje će papire zadržati, a koje odbaciti, postavljam pitanja o svakom od njih - stvari poput Kada vam ovo treba?, Koliko dugo imate?, Koliko često idete vratite se i pogledate?, Možete li pronaći isti sadržaj na internetu?, Jeste li ga već spremili na svoje računalo?, Koliki bi problem bio da ovo nemate?, i Je li to stvarno iskri radost? Ako se bunite pred pretpostavkom da biste ih sve trebali odbaciti, pokušajte zamisliti da sam upravo ušao u vaš ured i najavio da ću rasturiti sve vaše papire. Što bi ti napravio? Koje biste spasili od drobilice?

Kako pohraniti papire tako da se nikad ne vratite

Sve dok slijedite moja tri pravila pohrane, nikada se nećete vratiti neredu s papirom.

povezane stvari

jedan Kategorizirajte svaki rad do posljednjeg lista.

Započnite razvrstavanjem svojih radova u jasne kategorije, kao što su prezentacije, prijedlozi projekata, izvješća i fakture. Koristite bilo koji sustav koji vam najbolje odgovara. Sada je vrijeme da svoje radove kategorizirate na način koji vam olakšava život.

dva Pohranite svoje papire uspravno.

Za optimalnu učinkovitost, ključno je pohraniti papire u sustav visećih datoteka. Svaku kategoriju papira stavite u zasebnu mapu i pohranite ih u ormarić za spise ili uspravno u kutiju za arhiviranje postavljenu na policu. Ako ih pohranite na ovaj način, lakše ćete vidjeti koliko papira imate. Također izgleda uredno i uredno.

3 Napravite okvir na čekanju.

Čuvajte samo one papire s kojima se morate pozabaviti tog dana. Kada obradite papire na čekanju, odbacite one koje ne morate čuvati.

razlika između pola i pola i svijetle kreme

Nakon što ste razvrstali svoje papire i odlučili gdje koja kategorija pripada, pogledajte svoj radni prostor i odredite maksimalnu količinu prostora koji imate na raspolaganju za njihovo pohranjivanje. Kada prekoračite ovaj kapacitet pohrane, papiri će se početi prelijevati. To je signal da morate preispitati što postoji. Ovakvim redovitim provjeravanjem svoje papire možete uvijek držati urednima.

POVEZANO: U svojoj najnovijoj knjizi, Marie Kondo otkriva kako pronaći posao koji izaziva radost

kako znati jeste li neispavani

Koralirajte svoju zbirku knjiga

Bestseller za koji ste se nadali da ćete jednog dana pročitati, knjiga s uputama o računovodstvu koju ste kupili da biste poboljšali svoje vještine, knjiga koju ste primili od klijenta... koje vrste knjiga imate u svom radnom prostoru?

Knjige su pune vrijednih znanja koja nam mogu pomoći u obavljanju naših poslova. Kada se drže za našim stolovima ili na našim policama za knjige, mogu nam dati inspiraciju ili osjećaj sigurnosti. Njihovo čitanje može povećati našu motivaciju, a samo njihovo prikazivanje može dodati osobni pečat našem prostoru. U stvarnosti, međutim, često držimo knjige na poslu iz pogrešnih razloga.

Jedna od mojih klijenata imala je ormar za knjige u svom uredu pun nepročitanih knjiga. Kad smo ih prebrojali, bilo ih je preko 50, a više od polovice je stajalo na polici dvije i više godine. Čitat ću što više mogu tijekom svog sljedećeg odmora, izjavila je. Međutim, kad smo se ponovno sreli, nisam se iznenadio kad sam čuo da je odustala na kraju. Većina knjiga koje je uspjela pročitati bile su njezine posljednje kupnje. Ostaviti ih nepročitane činilo mi se tolikim gubitkom da sam odlučila brzo čitati da ih prođem, rekla je. Ali počeo sam se osjećati kao da to radim samo iz osjećaja dužnosti. Nije mi donosilo nikakvu radost. Ovo se činilo još većim gubitkom, pa sam odlučio pustiti mnoge od njih. Na kraju je odlučila u svom uredu zadržati samo pomno odabranih 15.

POVEZANO: Najbolje knjige 2020. (do sada)

Kada pospremate svoje knjige, počnite tako da ih sve skupite na jednom mjestu. Možda mislite da bi bilo bolje da ih jednostavno odaberete gledajući naslove dok su još u vašoj polici, ali nemojte preskočiti ovaj korak. Knjige koje su predugo stajale na polici postale su dio kulisa. Vaš ih um ne bilježi, čak ni kada su vam izravno u vidokrugu, pa je teško odlučiti koji od njih izazivaju radost. Samo ako uzmete svaki u svoje ruke, možete ih zapravo vidjeti kao zasebne entitete.

koje stvari mogu ponijeti u avion

Ako vam je teško procijeniti izaziva li određena knjiga radost ili ne, pokušajte si postaviti određena pitanja. Na primjer, kada ste ga kupili? Koliko ste ga puta pročitali? Želite li ga ponovno pročitati?

Drugo pitanje koje treba sebi postaviti je kakvu ulogu ta knjiga igra u vašem životu. Knjige koje izazivaju radost su one koje vas motiviraju i energiziraju kada ih čitate i ponovno čitate, one koje vas čine sretnim samo znajući da su tu, one koje vas informiraju o najnovijim informacijama i one koje vam pomažu u obavljanju posla bolje, kao što su priručnici.

Posljednje pitanje koje treba postaviti je biste li i sada kupili tu knjigu da ste je vidjeli u knjižari ili je prošla svoj vrhunac u smislu vašeg interesa za nju. Samo zato što ste ih platili ne znači da morate dovršiti čitanje svake knjige.

Svrha postavljanja takvih pitanja nije da se prisilite da bezumno čistite svoje knjige. Umjesto toga, to će vam pomoći da istražite svoj odnos sa svakim od njih koje posjedujete. Ako vam knjige izazivaju radost, onda je pravi izbor da ih s povjerenjem držite koliko god želite.

Prilagođeno iz Joy at Work © 2020 KonMari Media Inc. i Scott Sonenshein. Koristi se uz dopuštenje Little, Brown and Company, New York. Sva prava pridržana.

Marie Kondo je autorica najprodavaniji s Čarolija pospremanja koja mijenja život (12 dolara, amazon.com ; 16 dolara, bookshop.org ) i Radost na poslu (10 dolara, amazon.com ; 23 dolara, bookshop.org ) , i zvijezda je Pospremanje s Marie Kondo na Netflixu. Scott Sonenshein je profesor na Sveučilištu Rice i autor najprodavanijih knjiga Rastegnite se (23 dolara, amazon.com ; 28 dolara, bookshop.org ) .

• Autori Marie Kondo i Scott Sonenshein